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Canal de comunicación interna
Antecedentes
Denunciar implica poner la atención en las conductas irregulares, y se utiliza tanto para alertar a los medios como para poner en evidencia malas conductas internas.
Disponemos de un canal de comunicación interna a través del cual los trabajadores/as o cualquier persona que tenga relación con nuestra empresa pueden notificar de forma anónima las conductas y acciones irregulares de las que sean conocedores. El canal de comunicación interna está gestionado por una empresa externa para asegurar la preservación del anonimato de los informantes y la objetividad. Se puede obtener más información al respecto en la página web de nuestra empresa (www.sud.es). Todos los casos reportados serán evaluados y gestionados.
El canal de comunicación interna ha sido aprobado por el grupo Soltech, en el que la empresa forma parte.
Propósito
El canal pone de relieve la responsabilidad conjunta que todas los trabajadores/as tienen que informar y poner en evidencia las irregularidades que se produzcan en la empresa y que no cumplan con la legislación y la normativa vigente.
El canal también sirve como recordatorio a la organización de su responsabilidad de comunicar y dejar claras las normas que aplican a los trabajadores/as y que se espera que cumplan. El canal reforzará una cultura de prevención en la que los problemas se abordan y se gestionan incluso antes de que la conducta irregular se produzca.
El objetivo es que todos los empleados tengan el espacio adecuado para dialogar de forma abierta sobre las posibles irregularidades de las que sean conocedores. La posibilidad de comunicar cualquier conducta irregular de forma anónima es una forma de tranquilizar a la persona informante para que no tenga miedo a las consecuencias de denunciar malas conductas.
El canal funciona como un complemento, y en ningún caso sustituye al diálogo interno. La idea es que los trabajadores/as puedan dirigirse a su responsable directo o a la dirección de la empresa para comunicar cualquier conducta inadecuada o cualquier otro tema de relevancia.
La empresa está totalmente en contra de la aplicación de represalias. Esto significa que no se tolerará ninguna acción destinada a castigar a las personas que han informado sobre alguna mala conducta, ya sea real o percibida. Tampoco se tolera a difusión de rumores o estigmatización.
El canal de comunicación interna está pensado para informar de infracciones graves, como cualquier infracción de la legislación o malas conductas hacia las personas de la organización. Este tipo de asuntos son los que se van a tratar mediante el proceso establecido en el sistema del canal. Los demás temas se transferirán al grupo de Soltech encargado de estos asuntos.
Comunicación interna
La empresa hace una apuesta por la comunicación abierta, y se recomienda la comunicación con el/la responsable directo/a ante cualquier situación problemática. Si un empleado o empleada no se siente cómodo hablando con su responsable, puede dirigirse a la dirección de la empresa.
La empresa es la responsable de supervisar el cumplimiento del Código de Conducta y de realizar el seguimiento de los casos de denuncia a través de terceros, así como de las situaciones que acaben desembocando en una investigación legal. La empresa gestiona también los casos que no siguen los criterios para ser tratados mediante el canal de comunicación interna.
Sobre el sistema
Para que el sistema sea fiable, es esencial que exista transparencia y claridad en la protección de la privacidad de los usuarios. También es necesario apoyar a las personas informantes en el momento de aportar la información esencial. Damos especial importancia a los siguientes aspectos:
- Tratamiento independiente de los casos. Los casos que cumplan con los criterios para ser tratados mediante el canal de comunicación interna serán investigados por un abogado externo independiente.
- Información a los usuarios. Los informantes deben conocer su protección y la información necesaria que deben ofrecer.
- Almacenamiento de datos. El proveedor que hemos contratado para el canal dispone de sus propios servidores, ubicados en Suecia. Una vez que los casos son tratados, se eliminan del sistema para que la información no se almacene más tiempo del necesario.
- Gestión de la información. En ningún caso se enviará información sensible mediante el correo electrónico, y se requiere iniciar la sesión personalmente para acceder al sistema y la información de cada caso.
- Calidad de los informes. Los cuestionarios son claros y ayudan al informante a proporcionar información completa para hacer posible una investigación eficaz del caso. También se da la oportunidad de comunicarse con el informante de forma anónima.
- Accesibilidad. El canal de comunicación interna puede utilizarse mediante el formulario ubicado en la página web de Sur (www.sud.cat). En él, aparte de escribir los hechos ocurridos y otra información relevante, se ofrece la opción de adjuntar documentos.
Sobre el proceso
Los casos que requieran un tratamiento legal serán gestionados por un abogado independiente. El coordinador presentará las investigaciones y cualquier recomendación de acción o procedimiento posterior al grupo Soltech.
Los casos que no encajen con el propósito del canal se descartarán, pero se remitirán al grupo Soltech para una posible consideración adicional.
Las personas que sean nombradas en los casos serán informadas de la investigación en curso lo antes posible. No se comunicará el nombre de la persona informante, aunque sea conocida por el investigador.
Una vez finalizado el proceso de investigación se borrará el caso de la base de datos. Sin embargo, si el caso requiere una investigación adicional, la información necesaria se guardará fuera de la base de datos. La información será destruida o anonimizada tan pronto como la investigación lo permita.
Si un informante elige mostrar su identidad, ésta sólo será conocida por el grupo designado para la investigación del caso. La única excepción se producirá si el caso da lugar a una investigación penal y el informante es citado como testigo. Entonces se informará de su identidad.
Evaluación y mejora
Para garantizar que el canal de comunicación interna siga su propósito, se realizarán evaluaciones periódicas de su uso. Se evaluará si las personas de la empresa conocen el canal, si los casos informados se ajustan a la finalidad del canal, y si los procedimientos relacionados con la investigación funcionan correctamente.
Consulta
Si tienes cualquier duda sobre el uso y las características del canal de comunicación interna, puedes consultarlo en el equipo de recursos humanos de la empresa.